Manter uma gestão de benefícios nas empresas bem estruturada e organizada é um desafio para algumas organizações. Cada movimentação cadastral realizada ou não realizada impacta diretamente a estrutura financeira da companhia. Pensando nisso, como tornar a movimentação de dados cadastrais assertiva e eficiente? A melhoria nesses processos trazem resultados a curto e longo prazo comprovadamente.
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Confira alguns passos importantes para que a gestão de benefícios atue de forma eficiente:
Prazos devem ser cumpridos com exatidão
1. Existem prazos a serem cumpridos
Seguradoras e operadoras de plano de saúde são fiscalizadas pela ANVISA (Agência Nacional de Saúde Suplementar) e quando irregularidades cadastrais se tornam constantes, os prazos não são cumpridos. Ou seja, caso as informações ou documentos enviados não estejam de acordo, o atendimento ao colaborador ou seus dependentes pode ser negado nos prazos previamente estabelecidos.
Uma empresa possui 30 dias corridos a contar da data de admissão para inserir o novo colaborador nos planos de saúde oferecidos e isentá-lo de carências. Passados os 30 dias, nada impede que o colaborador seja inserido, porém, o cumprimento da carência existirá.
A problemática: Se durante este período de 30 dias o colaborador sofrer algum acidente ou tiver alguma emergência médica, não conseguirá usufruir do benefício em totalidade para que exames ou procedimentos
específicos sejam realizados.
Além da falta de assistência ao ser humano, a ausência do colaborador e seu estado de saúde afeta diretamente o setor para o qual ele foi contratado num primeiro momento e, em amplitude, cria um prejuízo para a empresa como um todo.
Cumprir os prazos é a maneira mais inteligente e eficaz para que uma gestão de benefícios atue com qualidade.
2. E quanto aos dependentes do colaborador? O prazo é o mesmo?
Cônjuges: No caso da inclusão de um novo dependente, a regra é a mesma. São 30 dias após o casamento deste colaborador, para que não exista a carência.
Filhos: A mesma regra se insere aqui. São 30 dias a contar a partir da data de nascimento deste novo dependente para que o mesmo usufrua do plano sem as carências.
Quando o funcionário já possui dependentes ao chegar na empresa, a inclusão é feita de imediato, mantendo a mesma regra do prazo de 30 dias, a partir de sua admissão.
3. Atenção aos documentos
Quando uma empresa admite um novo colaborador já faz o pedido de todos os documentos. No entanto, é sempre bom conferir se está tudo correto com o cadastramento de cada documento. Os documentos necessários são:
- RG
- CPF
- Vínculo empregatício – Ficha de registro
- Comprovante do E -Social
- CTPS
- Contrato de trabalho
- Formulário de movimentação específico para cada operadora/Seguradora caso necessário
Em relação aos dependentes do colaborador, será preciso:
- Certidão de nascimento – RG e CPF (filhos)
- Certidão de Casamento ou documento equivalente, RG e CPF (cônjuge)
Quando há uma conferência eficaz no processo de admissão, falhas nas movimentações são evitadas.
4. E quando um colaborador é demitido?
Gestão de benefícios nas empresas: inclusões e exclusões
Colaboradores que contribuíram com parte do valor relacionado ao plano e não pediram demissão ou nem foram demitidos por justa causa, podem ter direito a permanência do benefício por até 24 meses.
É importante informar ao colaborar, no ato de seu desligamento que o mesmo pode ter direito ao plano de extensão. Fique atento aos documentos necessários para isso:
- RG
- CPF
- Comprovante de residência atualizado (boletos de planos de extensão são enviados ao endereço do funcionário)
- Três últimos holerites
- Termo de rescisão assinado pelo titular e carimbado pela empresa
5. E sobre exclusões? Como proceder?
Dependentes – A exclusão acontece por meio de uma solicitação formal, feita via carta de próprio punho e o formulário de exclusão caso seja necessário.
6. Consulta a faturamentos, boletos, notas fiscais e demais relatórios
Operadoras e seguradoras de saúde apresentam os faturamentos sempre com um prazo de dez dias antes do vencimento dos boletos. Atenção na data de corte, que varia entre as operadoras e seguradoras. Algumas trabalham com 15 dias antes do vencimento dos boletos ou com o último dia do mês.
Prestar atenção na data de corte (data limite de movimentação) impede cobranças retroativas.
Ponto chave: O cumprimento de prazos gera economia no valor dos faturamentos e promove uma gestão de qualidade.
Em rescisões: Realizar as exclusões e enviar as movimentações assim que um funcionário assina a rescisão impede que aquele que deixa a empresa esteja na lista dos ativos, pois isso gera custos desnecessários.
7. Pagamentos em datas precisas
Pagar as faturas nas datas corretas, evitando juros e multa, além de impedir a suspensão do atendimento. Valores em aberto geram problemas aos colaboradores e também à empresa.
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Gestão de benefícios nas empresas – Um atrativo valioso
A gestão dos benefícios nas empresas é uma estratégia inteligente e quando feita com cuidado e eficiência, estimula a satisfação do funcionário não apenas com o seu trabalho, mas com a empresa.
Um clima organizacional apresenta qualidade quando o colaborador sente que possui suporte e atenção por parte daqueles que o contratam. Inegável que há melhoria na produtividade e engajamento na missão e objetivos da empresa.
A importância da comunicação
Uma equipe bem sincronizada na gestão dos benefícios é fundamental, pois nada de qualidade se faz em um setor enquanto tal setor não trabalhar focado e atento.
Um dos maiores problemas encontrados na movimentação dos benefícios é a falta de comunicação. Primeiro, entre o próprio setor de uma empresa e depois entre empresa e operadora/seguradora. É de suma importância que as movimentações relacionadas aos benefícios sejam realizadas com precisão.
Inclusões e exclusões precisam ser comunicadas tanto para garantir a presença do colaborador dentro do proposto pela empresa, evitando desacordos, quanto para impedir custos extras com aqueles que já não integram mais o quadro da organização.
A comunicação entre processos viabiliza uma estrutura de eficiência. Evita-se perda de prazos, prejuízos financeiros e problemáticas processuais caso algum colaborador venha a se acidentar.
A dica é sempre realizar a checagem das movimentações e aproveitar o que nossa empresa oferece de suporte. Estamos sempre enviando lembretes, oferecendo artigos para troca de conhecimento, mantendo nossos clientes antenados a todas as novidades do setor. Conte conosco!
